Belgeleriniz için güvenli, kontrollü ve izlenebilir yönetim.
Elektronik Belge Yönetimi, kurum içinde üretilen veya kuruma ulaşan belgelerin yaşam döngüsünü düzenli, güvenli ve denetlenebilir bir yapıya taşır. Delfin; belge üretimi, sınıflandırma, erişim, arşivleme, saklama planı ve kontrollü imha süreçlerinde kurumunuza uygun elektronik belge ve doküman yönetimi yaklaşımı sunar.
Belge yaşam döngüsünü tek yapı içinde yönetin
Üretim ve Kayıt
Belgeler düzenli bir kayıt ve sınıflandırma yapısına alınır.
Erişim ve Yetki
Kullanıcılar yalnızca yetkili oldukları belgelere erişebilir.
Saklama ve Arşivleme
Belgeler kurumsal hafızayı koruyacak biçimde yönetilir.
Denetim ve Süreklilik
Belge hareketleri daha izlenebilir ve raporlanabilir hale gelir.
Belge Bütünlüğü
Belgeler kontrollü yapıda korunur; değişiklik, erişim ve saklama süreçleri daha güvenli yönetilir.
Hızlı Erişim
Yetkili kullanıcılar ihtiyaç duydukları belgeye daha kısa sürede ve doğru kanaldan ulaşır.
Kurumsal Hafıza
Belgeye dayalı bilgi birikimi kişilerden bağımsız şekilde sürdürülebilir hale gelir.
Denetlenebilir Süreç
Belge hareketleri, erişim izinleri ve saklama süreçleri daha izlenebilir bir yapıya kavuşur.
EDYS ve EBYS Arasındaki Fark Nedir?
Elektronik doküman yönetimi ve elektronik belge yönetimi aynı ihtiyaca hizmet ediyor gibi görünse de kullanım amaçları ve kontrol seviyeleri farklıdır. Delfin, kurumunuzun ihtiyacına göre doğru yapının belirlenmesine destek olur.
Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri
Günlük işlerde doküman üretimi, düzenleme, paylaşım ve operasyonel kullanım süreçlerini hızlandırmaya odaklanır.
- Dokümanlar üzerinde sistem içinde değişiklik yapılabilir.
- Dokümanın üreticisi tarafından depolama ve kullanım süreçleri yönetilebilir.
- Günlük işlerin daha hızlı, verimli ve kontrollü ilerlemesini destekler.
- Departman içi çalışma, iş birliği ve doküman paylaşımı için esnek yapı sunar.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri
Belgenin bütünlüğünü, güvenilirliğini, saklama sürecini ve kurumsal faaliyetlere delil niteliğini korumaya odaklanır.
- Belgelerin değiştirilmesine izin verilmez; belge bütünlüğü korunur.
- İmha işlemleri ancak saklama planlarına bağlı kontrollü süreçlerle yürütülür.
- Tasnif sistemi, belge yöneticisi ve sistem yöneticisi tarafından tanımlanır.
- Kurumsal hafızanın korunmasına ve belgelerin güvenilirliğine katkı sağlar.
Elektronik Belge Yönetim Süreci Nasıl İlerler?
Etkili bir elektronik belge yönetimi yapısı; yalnızca yazılım seçimi değil, belge türlerinin, yetkilerin, saklama planlarının ve iş akışlarının birlikte planlanmasıyla kurulur.
Analiz
Belge türleri, departman ihtiyaçları ve mevcut işleyiş değerlendirilir.
Sınıflandırma
Belgeler tür, süreç, saklama ihtiyacı ve erişim yetkisine göre düzenlenir.
Yetkilendirme
Kullanıcıların hangi belgeye hangi seviyede erişeceği belirlenir.
Arşivleme
Belgeler güvenli, izlenebilir ve erişilebilir bir yapı içinde saklanır.
Süreklilik
Kullanım, denetim, raporlama ve süreç iyileştirme adımları desteklenir.
Belge Yönetiminde Kontrol ve Güvenilirlik
Belgeler Neden Kontrollü Yönetilmelidir?
Kurumlarda belgeler yalnızca günlük işlerin parçası değildir; aynı zamanda kararların, işlemlerin ve kurumsal faaliyetlerin kanıtıdır. Bu nedenle belgeye erişim, değişiklik, saklama ve imha süreçleri kontrolsüz bırakıldığında bilgi güvenliği ve kurumsal hafıza açısından risk oluşur.
- Belge bütünlüğünün korunması
- Yetkisiz erişimlerin önlenmesi
- Kurumsal faaliyetlerin kayıt altına alınması
- Denetim ve raporlama süreçlerinin güçlenmesi
Delfin Nasıl Destek Sağlar?
Delfin, kurumunuzdaki belge ve doküman yönetimi ihtiyacını analiz ederek EDYS veya EBYS yaklaşımına uygun bir model oluşturmanıza yardımcı olur. Amaç, belgelerin yalnızca dijital ortamda tutulması değil; güvenli, erişilebilir, sınıflandırılmış ve sürdürülebilir biçimde yönetilmesidir.
- Elektronik belge ve doküman yönetimi danışmanlığı
- Arşivleme ve saklama süreçleriyle uyumlu yapı
- Kullanıcı yetkileri ve erişim modeli kurgusu
- İş akışı, raporlama ve denetlenebilir süreç tasarımı
Elektronik Belge Yönetimi Hangi Alanlarda Kullanılır?
Elektronik belge yönetimi; belgeye dayalı çalışan tüm departmanlarda düzen, erişim, güvenlik ve kurumsal süreklilik sağlar.
Sözleşme ve Resmi Evrak
Sözleşme, yazışma, tutanak ve resmi belgelerin kontrollü biçimde saklanmasına yardımcı olur.
İnsan Kaynakları Belgeleri
Personel dosyaları, izin evrakları ve kurum içi belgeler yetki bazlı olarak yönetilebilir.
Finans ve Muhasebe Belgeleri
Finansal belgeler, formlar ve işlem kayıtları daha düzenli ve izlenebilir hale gelir.
Arşiv Belgeleri
Fiziksel veya dijital arşivdeki belgeler sınıflandırılmış ve erişilebilir yapı içinde takip edilir.
Operasyonel Evraklar
Departmanların günlük iş akışında kullandığı belgeler daha hızlı bulunabilir ve paylaşılabilir.
Denetim ve Raporlama
Belge hareketleri, erişim kayıtları ve süreç performansı daha kolay raporlanabilir.
Kurumunuza uygun elektronik belge yönetimi modelini birlikte belirleyelim.
Elektronik belge, doküman yönetimi, arşivleme ve kontrollü erişim ihtiyaçlarınız için Delfin ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.